10 sugestões para melhorar a gestão do Tempo

De vez em quando, depara-mo-nos com programadores que se queixam de como é difícil arranjar tempo, na sua agenda diária, para aprender coisas novas. Apesar da vida moderna ser bastante movimentada, o mais frequente é as pessoas não possuírem vontade, energia e competências de gestão de tempo para lidar com a situação. Na maioria das vezes, esta falta de tempo deve-se ao facto das pessoas gerirem mal o seu tempo, de não terem qualquer estratégia para o gerir de forma eficaz.

Aqui estão 10 sugestões que nos podem ajudar a gerir o tempo de uma melhor forma.

Se aplicar estas sugestões, poderá gerir o seu tempo de uma maneira melhor do que antes. Não vamos ver quaisquer gráficos ou figuras extravagantes, que mais não fazem do que ter uma boa aparência no papel. Vamos ver simplesmente algumas sugestões práticas que poderá começar a usar de imediato.

1. Não aceite coisas maiores que a sua capacidade

Sejamos honestos – todos nós temos recursos limitados em termos de tempo, energia e capacidade para completar uma tarefa. Mesmo que queiramos completar mais tarefas, vai haver um limite para o que conseguimos realizar num dia.

Em vez de tentar terminar muitas tarefas, que não vão caber num só dia, tente apenas aquelas que cabem no seu “prato”. Se tentar realizar muitas tarefas de uma só vez, o mais provável é não conseguir termina-las todas no mesmo dia. E então este "fracasso" vai aumentar a pressão para completar as tarefas à pressa, no dia seguinte. Isto, por sua vez, pode causar mais erros do que o esperado e adiar ainda mais a conclusão das mesmas.

Assim, é importante identificar e começar apenas aquilo que conseguir terminar no  mesmo dia. Seja realista ao fazê-lo. Aplique bom senso e experiência prévia para concluir essas tarefas. Com alguma experiência, pode determinar o limite que é o ideal para si - não muito baixo (preguiça não permitida), nem muito alto (fadiga não permitida).

2. Planeie um dia de cada vez 

Um erro comum que algumas pessoas cometem é o de planear um longo período de tempo. Quanto maior o período, maior a probabilidade surgirem obstáculos inesperados.

Não planeie uma semana, por exemplo, porque algo inesperado pode surgir. Para começar, planeie apenas um dia (ou mesmo menos) de cada vez. Uma vez criado o plano, cinja-se a esse plano sob qualquer das formas. Muitas pessoas mudam de plano com muita frequência. Seja firme. Depois de gizar um plano, não o altere sob qualquer circunstância. Ao fim de algum tempo vai aprender a introduzir alguma flexibilidade na sua programação diária. Mas até lá seja rígido sobre o seu plano diário. Aprenda a dizer NÃO a tudo o que não esteja planeado.

3. Estabeleça prioridades para as tarefas

Simplesmente escolher tarefas para terminar num só dia não é suficiente. Também é necessário estabelecer prioridades. Nem todas as tarefas são igualmente importantes, o seu nível de urgência também é diferente. Baseado na importância e urgência é preciso definir alguma prioridade para cada tarefa.

Pode-se definir a prioridade de várias formas diferentes - numa escala de 1 a 10, ou de Baixa, Abaixo do Normal, Normal, Acima do Normal e Alta (valores tirados a partir da enumeração CacheItemPriority, do ASP.NET – Low, BelowNormal, Normal, AboveNormal, High). Lembre-se que estas prioridades são para as tarefas a serem concluídas num único dia.

Uma vez estabelecidas as prioridades, comece a executar as tarefas por ordem, da de maior prioridade para a de menor. Se não conseguir completar uma tarefa de baixa prioridade nesse dia, ela poderá passar para o dia seguinte e, eventualmente, subir na na ordem de prioridades.

4. Evite distrações

Deve aprender a evitar todos os tipos de distrações. Se estiver envolvido em algo urgente ou importante, diga às pessoas à sua volta para não o perturbar. Não pode esperar que elas tenham noção da sua urgência a menos que lhes diga especificamente. Aprenda a desligar o telemóvel. Além disso, desligue as notificações instantâneas de email e qualquer outro tipo de alerta. Não esteja a verificar o email a cada momento. Se está a fazer algo, não interrompa a tarefa em curso para responder a um email. Não ligue os headphones ao ouvido quando está a fazer algo importante.

Estas e muitas outras distrações causam perda de tempo. Embora possam ser apenas alguns segundos ou minutos, quando se acumulam, podem resultar numa considerável quantidade de tempo. O pior ainda, é que sua mente se afasta a cada distração e precisa de mais tempo para se voltar a concentrar na tarefa a ser concluída.

5. Faça uma melhor gestão do seu tempo online

Como programador de software, estará conectado à Internet durante uma grande parte do seu dia de trabalho. No entanto, só porque tem uma ligação à Internet não significa que deva permanecer sempre online. Muitas pessoas têm o hábito de verificar os emails com frequência e de fazer log-in no Facebook ou Twitter de vez em quando. Isto é desnecessário. Crie o hábito estrito de aceder a emails e redes sociais numa altura específica do dia. Defina também a frequência de verificar estes recursos. A jornada de trabalho tem, normalmente, um "horário nobre", onde o seu nível de energia e produtividade é mais alto. Não gaste este horário nobre na verificação de emails ou nas redes sociais. Algumas coisas que podem ajudar incluem:

• Só porque um email chegou à sua caixa, não quer dizer que lhe deva responder imediatamente. Não ponha de lado a tarefa que está a executar, agende a resposta ao email para mais tarde.
• Decida a prioridade e importância para os emails. Isto é especialmente importante se receber dezenas de mensagens todos os dias. Use filtros de email para guardá-los em pastas separadas e depois olhe para eles de acordo com o horário programado.
• Aprenda a limpar os seus feeds de notícias em sites de redes sociais, como o Facebook.
• Utilize algum plugin de redes sociais para melhorar a sua experiência no Facebook e Twitter.
• Faça uma pequena lista de sites/blogs que são importantes e úteis para o seu trabalho diário ou para actualizar o seus conhecimentos. Em vez ter que ler centenas de sites diferentes, mantenha um olho nas actualizações destes sites selecionados.
• Desligue todos os alertas ou notificações instantâneas. Isso inclui email e sites de redes sociais.
• Durante a leitura de um conteúdo online é fácil dispersar-se perante a pilha de informação. Mantenha-se focado. Faça questão de se manter no tópico original que estava a ler/pesquisar.

6. Faça uma melhor gestão do seu tempo em viagem

Se viver numa cidade como Luanda (ou Londres, ou Lisboa, …), o mais provável é que gaste uma quantidade considerável de tempo a viajar – da sua casa para o escritório e de volta para casa. Este tempo é pouco produtivo, mas pode utilizá-lo de uma forma mais eficaz. Escolha um meio de locomoção que seja confortável. Por exemplo, em vez de ir em viatura própria, opte por um autocarro de carreira, climatizado e apanhe-o numa paragem onde consiga ir sentado. Porquê? Uma vez que está numa posição confortável, pode pensar nalgumas formas criativas de utilizar o tempo de viagem. Aqui estão algumas sugestões:

• Leve um leitor multimédia portátil para ouvir/ver áudio, vídeos e podcasts no caminho.
• Dê uma vista de olhos a um livro ou revista técnica, que adicione novos conhecimentos.
• Leve um bloco de notas e uma caneta. Anote, desenhe, visualize conceitos relacionados com o seu trabalho ou coisas novas que viu. Isto vai permitir-lhe rever o que aprendeu.
• Durma. Não é brincadeira. Há muitos programadores que não dormem o suficiente à noite, devido a várias razões (porque vão tarde do escritório para casa, antecedentes familiares, meio ambiente, etc.). Se não pode fazer mais nada para utilizar o tempo de viagem, aproveite para induzir relaxamento e descanso no seu corpo. Use um pouco de técnicas de yoga, para relaxar durante este tempo. O corpo recargado é mais eficiente na realização de tarefas, uma vez chegado ao escritório ou a casa.

7. Estabeleça as expectativas das pessoas à sua volta

As pessoas à sua volta, no escritório ou em casa, têm certas expectativas sobre si. Essas expectativas são definidas com base na forma como interage com elas diariamente. Por exemplo, uma pessoa que está sempre a ajudar os outros, cria essa mesma expectativa nas pessoas ao seu redor. Então, se um dia essa pessoa não ajudar, as outras pessoas acham estranho e podem mesmo desenvolver sentimentos negativos sobre ela. Elas costumam facilmente esquecer todas as ocasiões em que essa pessoa as ajudou e lembrar-se apenas desta ocasião, quando não prestou a sua ajuda.

Se o seu comportamento indica que está sempre disponível quando as pessoas precisam de alguma coisa (seja importante ou não, não interessa), então elas vão esperar sempre o mesmo comportamento. Tem que os avisar que não gosta de ser perturbado quando está a fazer algo importante. Não pode assumir que as pessoas vão saber o significado da tarefa que está a fazer, automaticamente. É necessário transmitir especificamente a necessidade de estar sossegado e também dizer-lhes porque que é que a atividade é importante para si. Por exemplo, em vez de simplesmente dizer aos seus familiares para não o perturbar, pode explicar-lhes como o conseguir terminar a tarefa que tem mãos o vai ajudar e à sua família (digamos para uma promoção, ou aumento salarial, ou um novo emprego). Aqui estão algumas coisas a ter em consideração:

• Aprenda a dizer NÃO.
• Aprenda a delegar tarefas.
• Se lhe estão a ser atribuídas muitas responsabilidades, avise as suas chefias, de forma adequada.
• Nas relações profissionais, é bem aceite recusar-se educadamente a participar em eventos pessoais. Se estiver a tornar-se mais íntimo de uma dada pessoa, pode achar que é difícil dizer-lhe NÃO.
• Não permita que os outros o pressionem ou forcem a participar em algo que vai afetar os seus horário e a sua agenda, previamente planeada.

• Transmita a importância de terminar atempadamente uma tarefa que tenha em mãos, aos seus familiares. Depois de completar a tarefa, passe algum tempo de qualidade com eles.

8. Evite sonhar acordado e conversas sem importância

Quando estiver a realizar uma tarefa não permita que a sua atenção se desvie. Se tem que pensar sobre algo não relacionado com a tarefa atual, primeiro termine a tarefa e, em seguida, passe algum tempo a pensar sobre o assunto, antes de se concentrar de novo no seu trabalho. Faça questão de evitar conversa desnecessária ou de circunstância. Aprenda a desligar o seu telemóvel enquanto completa alguma tarefa importante. Muitos programadores costumam manter alguma aplicação de mensagens instantâneas (Skype, Google ou Facebook Messenger) a correr em segundo plano, enquanto fazem o seu trabalho. De vez em quando, mudam para essa aplicação, para participar em alguma conversa. Aprenda a evitar essas distrações.

9. Aumente o seu nível de energia

A gestão de tempo não é apenas a criação de horas disponíveis para fazer algum trabalho. É igualdade importante possuir a energia necessária para completar as tarefas. De fato, se o seu nível de energia é alto, pode realizar muito mais trabalho num determinado período de tempo. Para aumentar o seu nível de energia três coisas são importantes - dieta, sono e respiração (prana). Faça uma dieta saudável, coma alimentos naturais e que consiga digerir facilmente. Durma o bastante. Se possível durma uma pequena sesta retemperadora, durante a tarde. Por exemplo, o Yoga tem muitos tipos de exercícios de respiração (Pranayama), para revitalizar todo o sistema de energia no corpo. Aprenda-os a partir de algum especialista e torne-os parte de sua rotina diária.

10. Mantenha-se em forma

Isto pode soar como não relacionado com o tema do artigo. No entanto, a sua aptidão física e mental desempenham um papel vital na gestão do tempo. Um equipamento mente-corpo não saudável não se pode concentrar na tarefa em mãos. Ele não consegue gerar bons níveis de energia e, como resultado, você acaba por não cumprir os prazos. Exercitar-se diariamente e manter-se em forma é um aspecto importante de uma vida em plenitude. Exercícios como caminhada rápida, jogging, corrida, natação ou yoga são todos adequados a aptidão física geral. Se está adoentado, consulte um médico especialista imediatamente e elimine a raiz do problema o mais breve possível. Um indivíduo saudável é capaz de realizar muito maior quantidade de trabalho, num determinado período de tempo, em comparação com uma pessoa não saudável ou em baixa forma física.

Tradução livre do artigo “10 Tips For Better Time Management”, de Bipin Joshi.

Nota: Na tradução optei por usar o masculino, não com qualquer intenção de discriminação, mas apenas como facilidade de linguagem.